Software de gestión de proyectos online: DotProject

En la empresa teníamos un problema serio con la organización de los proyectos complejos en los que están involucradas varias personas de un equipo de trabajo. Creí que era hora de cambiar la pizarra grande en la que cada uno iba poniendo el estado de sus tareas por algo un poco más «elaborado», entre otras cosas porque muchas veces, por H o por B, nos toca trabajar desde casa y no es cuestión de pedir que te saquen una fotografía de la famosa pizarra.

Me informe mucho, existen soluciones en el mercado, de pago, otras gratuitas pero limitadas y como es el caso de DotProject, gratuitas y sin limitación… Para nosotros, por lo explicado anteriormente, era fundamental que pudiésemos consultarlo independientemente de la plataforma de trabajo, online.  Dotproject me convenció porque es libre, pero sobre todo por una característica que lo hace especial, lo instalas en tú servidor, por lo que no tienes que aceptar actualizaciones involuntarias o forzosas, cosa que no ocurre en otro tipo de software al que accedes online en los servidores de la empresa que te ofrece el servicio.

En esta búsqueda del mejor software que se adaptara a nuestras necesidades, en un principio, me mostré reacio al uso de Dotproject, entre otras cosas porque su web ya de por si da la sensación de obsoleta, además la documentación en castellano era algo escasa… A día de hoy la última actualización del software esta fechada a 15 de junio del 2006, lo que puede parecer un dato en contra y sin embargo, con el tiempo y su uso, me he dado cuenta que es una ventaja… No se actualiza porque está muy bien hecho y entre los módulos que trae nativos y los que desarrolla la comunidad externamente, es difícil echar en falta algo para la correcta planificación y desarrollo de nuestros proyectos. Además, la comunidad sí que está plenamente activa, lo que demuestra que el proyecto no está, ni mucho menos, abandonado.

Para su funcionamiento en servidor propio, necesitaremos que tenga PHP y bases de datos MySQL. Su configuración e instalación es relativamente sencilla y esta muy bien explicada en la web (en inglés).

Una vez en funcionamiento, es conveniente meterle un paquete con el idioma deseado para la interfaz de usuario, aunque tengamos conocimientos de inglés, muchas palabras «ingenieriles» pueden dar lugar a equívocos. Con todo esto resuelto, sólo resta entrar como administrador al panel de control, dar de alta usuarios (con el nivel de permisos que deseemos) y configurar algunos aspectos como si queremos que nos envíe correos con las notificaciones de programa (cuestión para mi fundamental).

Una vez configurado todo podemos empezar a trabajar. En un principio puede parecer algo complicado pero básicamente lo que hacemos es dar de alta una empresa, a la que podemos asociarle proyectos y dentro de esos proyectos añadir tareas. A su vez, dentro de cada tarea podemos asignar notificaciones de tareas, o lo que es lo mismo, evolución en partes de esa tarea.

Resumiendo un poco las posibilidades que trae de «serie» tenemos las siguientes características:

• Gestor de empresas
• ·Gestor de proyector
• ·Gestor de Tareas
• Calendario
• Gestor de Ficheros
• Gestor de Contactos.
• Foros.
• Reporte de problemas (tickets).
• Gestor Usuarios.
• Gestor de Departamentos.

El cálculo de horas por proyecto, establecer precio por hora, generar diagramas de Gantt, que nos hace tener una idea muy gráfica de la evolución del trabajo, creación de foros, asignación de recursos empresariales (una impresora, un ordenador, un vehículo) a cada proyecto… son sólo alguna de las cosas posibles. Estéticamente se puede cambiar con los variados temas disponibles.

Con estos módulos es posible, por ejemplo, enviar al cliente una url con el proyecto y que este se loguee y nos reporte problemas encontrados en el gestor de tickets, solucionar el problema y responderle. Es decir, podemos dar de alta a nuestro cliente como un miembro más para que esté al tanto del estado del proyecto en cada momento (con los riesgos que ello conlleva).

En definitiva, una herramienta avanzada de gestión de proyectos que hará las delicias de los obsesionados por el orden y el control o de aquellos que empiezan a ver que el volumen de sus proyectos acaba por generar un caos organizativo nada recomendable.